ChatGPTで報告書を作る方法｜箇条書きから下書きを作るプロンプト

報告書を書こうとしても、「何から書けばよいか分からない」「箇条書きのメモはあるのに文章がまとまらない」と困ることはありませんか。

ChatGPTを使えば、手元のメモから報告書の下書きを作れます。最初から完成した文章を考える必要がなくなるため、文章作成の負担を減らせます。

この記事でできるようになること

• 箇条書きメモから報告書の下書きを作る
• 基本プロンプトを自分の仕事に合わせて変更する
• ChatGPTの回答を短く、読みやすく修正する
• 機密情報や誤った内容に注意して安全に利用する

ChatGPTで報告書を作る3ステップ

STEP 1　事実を箇条書きにする

まずは、報告したい内容を箇条書きで整理します。きれいな文章にする必要はありません。

• いつ、どこで実施したか
• 何をしたか
• どのような結果になったか
• 問題点はあったか
• 次に何をするか

STEP 2　基本プロンプトに入力する

この記事で紹介する基本プロンプトをコピーし、角括弧の部分と入力情報を自分の内容に置き換えます。

STEP 3　内容を確認して修正する

出力された文章の日時、数値、固有名詞、結果を元のメモと照合します。長すぎる場合や表現が合わない場合は、追加の指示を出して調整します。

コピーして使える基本プロンプト

# 役割

あなたは、社内向け報告書の作成・添削経験が豊富な、ビジネス文書作成の専門家です。

# 命令

以下の「文脈」と「入力情報」をもとに、読み手が短時間で内容を理解できる報告書の下書きを作成してください。

# 文脈

- 報告書の種類：[日報／出張報告書／研修報告書／トラブル報告書など]
- 報告書の目的：[何を伝えるための報告書か]
- 読み手：[上司／取引先／チームメンバーなど]
- 読み手が特に知りたいこと：[結論／成果／問題点／今後の対応など]

# 入力情報

- 日時：
- 場所：
- 実施したこと：
- 結果・成果：
- 発生した問題：
- 今後の対応：
- その他の補足：

以下に箇条書きメモを入力します。

[ここに報告内容のメモを貼り付けてください]

# 出力形式

次の順番で作成してください。

1. 件名
2. 概要
3. 実施内容
4. 結果・成果
5. 問題点
6. 今後の対応

# 制約条件

- 最初に結論を書く
- 300～500文字程度にまとめる
- 「です・ます調」で書く
- 丁寧で簡潔な文章にする
- 必要に応じて箇条書きを使用する
- 入力されていない事実を勝手に追加しない
- 不明な情報は推測せず、「要確認」と記載する
- 情報が不足している場合は、最後に「確認が必要な点」として示す

基本プロンプトの入力例

例えば、展示会の参加報告書を作る場合は、基本プロンプトの空欄に次の情報を入力します。

このように、文章ではなく箇条書きで入力しても構いません。重要なのは、ChatGPTに目的と確認済みの事実を伝えることです。

回答を読みやすくする追加指示

最初の回答が希望どおりでなくても、基本プロンプトを作り直す必要はありません。ChatGPTの回答に続けて、次のように指示します。

文章を短くしたい場合

内容を変えずに、全体を300文字以内にまとめてください。

結論を分かりやすくしたい場合

最初の2文だけで、結果と今後の対応が分かる構成に修正してください。

表現を読みやすくしたい場合

内容と丁寧さを維持したまま、専門用語を減らして読みやすい文章にしてください。

報告書の種類に合わせた変更例

基本プロンプト全体はそのまま使い、報告書の種類に合わせて「役割」「目的」「出力形式」を変更します。

種類	役割の例	重視する内容
日報	業務支援担当者	本日の実績、問題点、明日の予定
研修・出張報告書	社内資料作成担当者	参加内容、気づき、業務への活用案
トラブル報告書	品質管理担当者	発生事象、影響、応急処置、今後の対応

トラブル報告書では、「確認済みの事実と推測を分ける」「原因が未確定なら調査中と書く」という制約も追加すると、誤解を防ぎやすくなります。

ChatGPTで報告書を作るときの注意点

ChatGPTが作った文章には、入力していない内容や誤った表現が含まれることがあります。数値、日時、会社名、製品名などは、元の資料やメモと照合しましょう。

提出前のチェックリスト

まとめ

ChatGPTを使うと、箇条書きメモから報告書の下書きを作れます。目的、読み手、事実、出力形式、制約条件を整理して伝えることがポイントです。

まずは、この記事の基本プロンプトに手元のメモを入力して試してみてください。出力後に短くする、結論を先にするなどの追加指示を出すと、希望する報告書に近づけられます。

参考情報

• OpenAI公式：Prompting